Grupos de Microsoft 365 en Entra ID

Un grupo de Microsoft 365 es como un equipo de trabajo completo con dos funciones: por un lado, es un espacio de colaboración donde todos comparten archivos, se comunican y trabajan juntos (como un equipo de Microsoft Teams o un sitio de SharePoint). Por otro lado, es también una identidad que determina quién tiene acceso a qué recursos (como un pase de acceso). Y además, tiene un temporizador incorporado: cuando el proyecto termina, el sistema te avisa y puedes renovarlo si sigue siendo necesario, o se elimina automáticamente si ya no se usa. Es un objeto híbrido que combina colaboración e identidad en una sola entidad, con la ventaja adicional de políticas de expiración automática.

Definición

Un grupo de Microsoft 365 en Entra ID es un tipo de grupo que funciona como objeto híbrido de colaboración e identidad, proporcionando oportunidades de colaboración mediante acceso a servicios de Microsoft 365 (Teams, SharePoint, Exchange) y recursos de Azure, con la capacidad distintiva de configurar políticas de expiración automática. Solo usuarios pueden ser miembros del grupo, incluyendo personas fuera de la organización.

Permite:

Proporcionar oportunidades de colaboración mediante espacios de trabajo compartidos
Funcionar como objeto de colaboración proporcionando acceso a Teams, SharePoint y Exchange
Actuar como objeto de identidad para administrar acceso a recursos de Azure y aplicaciones
Incluir solo usuarios como miembros (no dispositivos ni entidades de servicio)
Permitir que personas fuera de la organización sean miembros del grupo
Configurar políticas de expiración automática como característica distintiva del tipo de grupo
Renovar grupos que siguen siendo necesarios antes de su expiración
Eliminar automáticamente grupos obsoletos que no se renuevan
Mantener la organización limpia sin gestión manual constante
Notificar a propietarios antes de la expiración para renovación

Componentes

Objeto de Colaboración – Funcionalidad que proporciona espacios de trabajo compartidos (Teams, SharePoint, correo)

Objeto de Identidad – Funcionalidad que gestiona acceso y permisos a recursos de Azure y aplicaciones

Política de Expiración – Configuración que define cuándo expira el grupo (ej: 180 días, 1 año)

Período de Renovación – Ventana de tiempo antes de la expiración donde se puede renovar el grupo

Notificaciones – Alertas enviadas a propietarios antes de la expiración

Renovación Automática – Proceso que extiende la vida del grupo si se sigue usando activamente

Eliminación Automática – Proceso que elimina el grupo si no se renueva antes de la expiración

Miembros – Solo usuarios pueden ser miembros del grupo, incluyendo usuarios de la organización y personas externas

Propietarios del Grupo – Usuarios o entidades de servicio responsables de renovar o eliminar el grupo

Miembros Externos – Personas fuera de la organización que pueden ser invitadas como miembros del grupo

Funcionalidad

Se crea un grupo de Microsoft 365 en Entra ID con una política de expiración configurada
Se agregan usuarios como miembros del grupo (solo usuarios, no dispositivos ni entidades de servicio)
Se pueden invitar personas fuera de la organización como miembros del grupo
El grupo funciona normalmente para colaboración, comunicación y acceso a recursos
Los propietarios (usuarios o entidades de servicio) administran la membresía y configuración del grupo
Antes de la fecha de expiración, se envían notificaciones a los propietarios del grupo
Los propietarios pueden renovar el grupo si sigue siendo necesario
Si el grupo se renueva, se extiende su período de vida según la política
Si el grupo no se renueva antes de la expiración, se elimina automáticamente
Los recursos y permisos asociados al grupo se eliminan junto con el grupo

Casos de Uso

Crear equipos de colaboración con acceso automático a recursos compartidos
Facilitar colaboración con personas externas a la organización en proyectos compartidos
Gestionar grupos temporales de proyectos que combinan colaboración e identidad
Proporcionar acceso a aplicaciones y recursos mientras se facilita la colaboración
Incluir solo usuarios (internos y externos) en grupos de colaboración
Mantener la organización limpia eliminando grupos obsoletos automáticamente
Reducir la sobrecarga administrativa de limpieza manual de grupos
Aplicar políticas de ciclo de vida a grupos que sirven tanto para colaboración como identidad
Notificar a propietarios sobre grupos que pueden necesitar renovación
Cumplir con políticas de gobernanza que requieren revisión periódica de grupos

Preguntas

¿Un grupo de Microsoft 365 es un objeto híbrido que proporciona oportunidades de colaboración e identidad?
¿Solo usuarios pueden ser miembros de un grupo de Microsoft 365, a diferencia de los grupos de seguridad?
¿Las personas fuera de la organización pueden ser miembros de un grupo de Microsoft 365?
¿Tanto usuarios como entidades de servicio pueden ser propietarios de un grupo de Microsoft 365?
¿Un grupo de Microsoft 365 permite configurar políticas de expiración automática además de sus funciones de colaboración e identidad?